Personvern og informasjonskapsler

1. Sentrale begreper

Personopplysninger er informasjon som alene eller sammen med andre opplysninger kan brukes til å identifisere, lokalisere eller kontakte en person. Eksempler på personopplysninger er navn, bilder, telefonnummer og IP-adresse.
Behandling av personopplysninger innebærer alle former for håndtering av personopplysninger som: innsamling, analyse, registrering og lagring.
Romerike Avfallsforedling IKS (Roaf IKS) er behandlingsansvarlig der hvor vi bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke opplysninger som anmodes. Det er behandlingsansvarlig som er ansvarlig for at håndteringen av dine personopplysninger skjer ut ifra den gjeldende personopplysningsloven.
For Roaf er det viktig at du vet hva slags personopplysninger vi behandler, slik at du kan ivareta dine rettigheter etter personvernlovgivningen. I denne personvernerklæringen kan du lese mer om dette.

2. Kontaktinformasjon til Roaf IKS

Har du spørsmål om behandlingen eller ønsker å komme i kontakt med oss for å utøve dine rettigheter, finner du kontaktinformasjonen vår nedenfor:
Romerike Avfallsforedling IKS Bølerveien 93 2020 Skedsmokorset, Norge Organisasjonsnummer: 965075364

3. Når samler Roaf inn personopplysninger?

Roaf behandler i hovedsak opplysninger om deg i følgende tilfeller:
•Du har sendt oss en henvendelse
•En avviksmelding inneholder opplysninger om deg
•Du har bedt om innsyn etter offentlighetsloven
•Du har søkt jobb hos oss
•Du er journalist og har tatt kontakt med oss for en uttalelse
•Du deltar i en anbudskonkurranse
•Du besøker vår hjemmeside www.roaf.no
•Du er en av våre leverandører av varer og tjenester

Roaf kan også motta opplysninger om deg fra andre i følgende tilfeller:
• Vi har bedt en virksomhet om en redegjørelse og dine opplysninger fremkommer i redegjørelsen
• En avviksmelding inneholder opplysninger om deg
• En klage, tips eller veiledningssak inneholder opplysninger om deg
• Vi mottar opplysninger om deg fra et annet myndighetsorgan
• En jobbsøker har angitt deg som referanse

4. Hva slags informasjon er det Roaf samler inn?

Avhengig av situasjonen kan vi muligens be om og/eller motta følgende personopplysninger:
• Navn
• Adresse
• E-postadresse
• Telefonnummer
• Tilknytning til eiendom
• Bilder du har sendt inn om avvik på din renovasjon
• Hvilken virksomhet du jobber for
• Stilling eller ansvarsområde
• Hvilken bransje du jobber i
• Hjemmesideadresse til virksomheten din
• Andre opplysninger som utdypende spørsmål eller svar på skjemaer

5. Besøk på våre nettsider

Når du bruker nettsidene til Roaf legger nettleseren din igjen elektroniske spor og informasjon.

5.1 Informasjonskapsler

Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Noen av informasjonskapslene er nødvendige for at ulike tjenester på nettsiden roaf.no skal fungere.
Når du avlegger et besøk på roaf.no installeres cookies som er nødvendig for at du skal kunne benytte deg av nettsidene. Vi bruker kun informasjonskapsler for å gi deg en bedre brukeropplevelse slik at du slipper å fylle inn felt på nytt hver gang du er på våre sider. Bruk av cookies reguleres i ekomloven § 2-7b.
Dersom du samtykker, kan vi også installere cookies som tjener andre formål, som statistikk og analyse eller brukervennlighet. Du kan trekke tilbake samtykket når som helst.

5.2 Web analyse

Roaf benytter Plausible.io for å analysere bruken av nettstedet og forbedre innhold, informasjonsarkitektur og funksjonalitet. Ingen personopplysninger behandles.

5.3 Statistikk fra webserver

Roaf benytter logger fra vår webserver for å generere statistikk over besøk på roaf.no. Denne statistikken gjør at Roaf kan forbedre informasjonen på nettsiden. Informasjonen inneholder forskjellige variabler, som hvilken side du har besøkt, hva du har søkt på i vår søkemotor, dato og tidspunkt for besøk samt teknisk informasjon om enheten din. Webserveren sletter umiddelbart IP-adressene til besøkende. I praksis vil det ikke være mulig å identifisere de besøkende fra de resterende parameterne. Derfor er statistikken anonym. Denne informasjonen kan derfor ikke knyttes til deg som enkeltperson.
Behandlingsgrunnlaget for generering av anonym statistikk er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig basert på ditt samtykke.

6. Vårt driftssystem

Roaf benytter Norkart sin løsning Komtek for drift av renovasjon. Komtek har tilgang til matrikkelen og er delvis skybasert/installert på lokal server hos Roaf. Eiere av eiendom i ROAF- kommunene er lagret her tilknyttet sitt renovasjonsabonnement. Kilden er kartverkets oversikt over tinglyste eiere av eiendom. Informasjon som lagres hos Komtek lagres på en server hos West-Europe regionen, rett utenfor Amsterdam. Informasjonen blir lagret i systemet i systemets levetid.
ROAFid er tilknyttet driftssystemet. Det er utarbeidet egen personvernerklæring for ROAFid. Denne er tilgjengelig i ROAFid-appen.

7. Informasjon fra andre kilder

Når du samtykker til at Roaf behandler dine personopplysninger godkjenner du også at vi kan registrere andre opplysninger om deg som du har gitt oss ved en tidligere anledning. Basert på offentlig tilgjengelig informasjon kan vi også supplere dine registrerte opplysninger med bransje og ytterligere kontaktinformasjon. Hvis du er kunde hos oss kan vi også tilføye ytterligere kontaktinformasjon til dine opplysninger, som du har registrert hos oss via f.eks. telefon til kundeservice. Opplysninger som er nødvendige for de tjenester du skal bruke vil også bli lagret.

8. Saksbehandling og henvendelser

Når Roaf har saker til behandling, for eksempel gjennom kundehenvendelser, avviksmeldinger og anskaffelser, behandler vi personopplysninger for å kunne ivareta våre oppgaver.
Roaf behandler blant annet kontaktinformasjon og eventuelt annen informasjon som er nødvendig for å kunne løse våre oppgaver. Det kan inkludere opplysninger om lovovertredelser, helseopplysninger, opplysninger om arbeidsforhold og lignende. Dersom vi stiller deg spørsmål i en sak, vil vi si fra hvis det foreligger en rettslig plikt til å gi oss opplysninger.
Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet, jf. personvernforordningen artikkel 57 og artikkel 58 og forvaltningsloven § 17.
Dersom henvendelsen inneholder eller saksbehandlingen avdekker særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g, jf. artikkel 57 og artikkel 58 og forvaltningsloven § 17.

8.1 Om arkivlovgivningen, partsinnsyn og offentlighetslovgivningen

Når du henvender deg til Roaf har vi, som en offentlig virksomhet, plikt til å journalføre og tilgjengeliggjøre sakens dokumenter etter bestemmelsene i offentlighetsloven. Dette betyr at alle som ønsker har rett til å gjøre seg kjent med innholdet i sakens dokumenter, i Roafs postjournal og i lignende registre. I noen tilfeller kan innholdet i korrespondansen være av en slik art at innholdet ikke kan offentliggjøres (unntatt offentlighet). I tilfellene hvor innholdet ikke kan offentliggjøres blir dokumentene likevel lagret og journalført av Roaf, men ikke tilgjengelig for innsyn av allmennheten. Som hovedregel har partene i en sak innsynsrett i en saks dokument som beskrevet i forvaltningslovens §18. For etterleve kravet om å føre journal etter offentlighetslovens §10 og å sikre vår dokumentasjon for fremtiden følger Roaf bestemmelsene i arkivlova med forskrifter. Dette innebærer blant annet at saksdokumenter lagres i et arkiv på ubestemt tid med mindre det foreligger rettslig grunnlag for kassering som beskrevet i arkivlova §9.
Disse behandlingene har behandlingsgrunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, altså at behandlingen er nødvendig for å etterleve våre rettslige forpliktelser. Der det er snakk om særlige kategorier personopplysninger er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g. Andre lover som gir oss rett til å samle inn og lagre opplysninger for arkivformål er arkivloven og forskrift om offentlige arkiv, forvaltningsloven, offentlighetsloven og offentlighetsforskriften.

8.2 Telefon

Når du ringer oss vil ditt telefonnummer bli lagret sammen med opplysninger om når du ringte og hvor lenge samtalen varte hos Phonero, vår leverandør av telefonitjenester. Loggen lagres i tre måneder. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat som journalføres etter samtalen (se over om saksbehandling). Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.
Loggen lagres for å kunne følge opp telefonsamtaler ved behov, for eksempel for å ringe opp personer som har kontaktet oss for å gi presiseringer eller be om mer informasjon. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, ditt samtykke ved at du har henvendt deg til oss for å få løst en sak eller svar på spørsmål.

8.3 E-post

Vi benytter e-post for å utføre våre arbeidsoppgaver. E-post Roaf har mottatt skal slettes når de ikke lenger er nødvendige for vår daglige oppgaveløsing. I praksis innebærer dette at slik e-post vanligvis ikke skal lagres lenger enn omtrent ett år. Vi ber om at særlige kategorier personopplysninger ikke sendes ukryptert per e-post.
Behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger i e-poster er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet, jf. personvernforordningen artikkel 57 og 58 og forvaltningsloven § 17. Dersom din krypterte henvendelse inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g, jf. artikkel 57 og 58 og forvaltningsloven § 17.

9. Jobbsøkere

Dersom du søker jobb hos Roaf trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir til oss gjennom dokumentene du sender oss, blant annet søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelle intervju, kan Roaf også gjennomføre egne undersøkelser, typisk samtaler med jobbsøkerens referanser.
For å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a samtykke. Ved at en jobbsøker har sendt oss personopplysninger som følge av en jobbsøknad vurderer vi det dithen at denne søknaden ønskes behandlet. Ved å søke på stillingen og laste opp dokumenter anser vi at jobbsøkeren ber oss vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser med sikte på å inngå en arbeidsavtale. Dette samtykket kan når som helst trekkes tilbake. At samtykket trekkes tilbake vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake. Du behøver ikke å oppgi særlige kategorier av personopplysninger i søknaden din eller på intervju. Du kan imidlertid velge å gjøre det. I disse tilfellene er vårt behandlingsgrunnlag personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, at behandlingen er nødvendig for å etterleve en rettslig forpliktelse, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav b, at behandlingen er nødvendig for at Roaf kan oppfylle sine forpliktelser på området arbeidsrett i tråd med loven.
Søkerlister og innstillinger, samt stillingssøknader på avdelingsdirektørnivå, overføres til saks- og arkivsystemet vårt og bevares og oppbevares i tråd med arkivlovgivningen.
Hvor lenge lagres opplysningene?
Roaf behandler og lagrer personopplysningene så lenge det tar å oppfylle hensikten med deres innsamling, deretter slettes og/eller deaktiveres informasjonen.

9.1 Informasjonsdeling med tredjepart

Roaf deler ikke dine personopplysninger til tredjepart.

10. Dine rettigheter

10.1 Innsyn, sletting og eventuelt flytting

Du har rett til å få informasjon om hvilke opplysninger Roaf har om deg. Du kan også kreve at Roaf retter opp i feilaktige opplysninger eller sletter informasjonen din.
Ønsker du å trekke tilbake ditt samtykke eller kreve å få oversikt over opplysninger, rettelse eller sletting, kontakter du oss på e-postadressen oppgitt under avsnittet for kontaktinformasjon. For å motta slik info må du sende en elektronisk kopi av forespørselen på et signert dokument. Ønsker du å flytte informasjon kan vi også hjelpe deg med det.
Retten til sletting gjelder ikke i de tilfellene opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, som til arkivformål.

10.2 Andre formål

Dersom Roaf skal bruke personopplysningene til et annet formål enn det de ble samlet inn for inntrer informasjonsplikten på nytt og vi må da opplyse hva det nye formålet er å gi deler av informasjonen ovenfor på nytt.